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terça-feira, 21 de abril de 2009

A LEI DE PARETO


GERENCIAMIENTO DE PROJETOS.

Uma ferramenta para avaliação de projetos

Quando enfrentamos um novo projeto e iniciamos a avaliação do seu desenvolvimento e ao definir as tarefas necessárias para concretizar-lo, estamos de algum modo, enfrentando um acúmulo de situações mais ou menos problemáticas que deveremos ir resolvendo para chegar ao sucesso buscado. Devemos, mediante o estudo correto de todas elas, agrupar por categoria, por importância ou por prioridade para compreender melhor o impacto de cada uma sobre o resto e sobre o projeto em seu conjunto.
Existe um métodos simples para proceder a tal categorização: a lei de Pareto.
Em 1906, o economista italiano Vilfredo Pareto criou uma fórmula matemática para descrever a distribuição desigual da riqueza em seu país, observando que o 20% da população concentrava o 80% da riqueza. Com isto estabeleceu uma lei que recebeu seu nome, segundo a qual a desigualdade econômica é inevitável em qualquer sociedade.
Em 1951 o Dr. Joseph M. Juran, pioneiro do movimento pela Qualidade Total, aplicou este principio a sua matéria, estabelecendo que "o 20% de algo sempre é responsável dos 80% dos resultados”, o que a partir daí também se conheceu como "Regra do 80/20".
Este conceito se foi universalizando e hoje se utiliza em muitas disciplinas diferentes. Sua definição mais atualizada diz que quando se tem um problema com muitas causas, o 20% das causas resolverá o 80% do problema e o 80% das causas só resolverá o 20% do problema.
O valor da Lei de Pareto é que nos lembra que devemos dar preferência aos 20% que importa (os “poucos vitais” a diferença dos “muitos triviais”) e que produz o 80% dos resultados. No gerenciamento de projetos podemos dizer, sem medo a errar, que o 20% das tarefas consumirá o 80% do tempo e que o 80% dos recursos se utilizarão para completar o 20% das tarefas requeridas.
Voltando ao principio, então, usaremos a lei de Pareto ao planejar nosso projeto e os trabalhos a realizar para acabar, evitando cair numa enumeração indiscriminada e interminável de tarefas para, em troca, focar-nos na identificação, estudo e detalhe das que formam esse 20% “essencial” que são o conjunto de tarefas que, geralmente, consumirá o 80% do tempo e dos recursos.

O Diagrama de Pareto

Mediante o Diagrama de Pareto se podem detectar os problemas que tem mais relevância mediante a aplicação do principio de Pareto (poucos vitais, muitos triviais) que diz que há muitos problemas sem importância frente a só uns poucos graves.

Já que pelo geral, o 80% dos resultados totais se originam em 20% dos elementos.

A minoria vital aparece à esquerda da gráfica e a maioria útil à direita. Há vezes é necessário combinar elementos da maioria útil numa só classificação denominada outros, a qual sempre deverá ser colocada no extremo direito. E escala vertical é para o custo em unidades monetárias, freqüência ou porcentagem.

A gráfica é muito útil ao permitir identificar visualmente numa só revisão tais minorias de características vitais a que é importante prestar atenção e desta maneira utilizar todos os recursos necessários para levar acabo uma ação corretiva sem desperdiçar esforços.

Alguns exemplos de tais minorias vitais seriam:

·         A minoria de clientes que representam a maioria das vendas.

·         A minoria de produtos, processos, ou características da qualidade que causam o grosso do desperdiço ou dos custos de re-elaboração.

·         A minoria do rechaço que representa a maioria de queixas da clientela.

·         A minoria de vendedores que esta vinculada à maioria de partes rechaçadas.

·         A minoria de problemas que causam o grosso do atraso de um processo.

·         A minoria de produtos que representam a maioria dos lucros obtidos.

·         A minoria de elementos que representam o grosso do custo de um stock.

Como se utiliza

·         Selecionar categorias lógicas para o tópico de análise identificado (incluir o período de tempo).

·         Reunir dados. A utilização de um Check List pode ser de muita ajuda neste passo.

·         Ordenar os dados da maior categoria à menor

·         Totalizar os dados para todas as categorias

·         Calcular a porcentagem do total que cada categoria representa

·         Traçar os eixos horizontais (x) e verticais (y primário - y secundário)

·         Traçar a escala do eixo vertical esquerdo para freqüência (de zero ao total, segundo se calculou anteriormente)

·         De esquerda a direita traçar as barras para cada categoria em ordem descendente. Se existe uma categoria “outros”, deve ser colocada ao final, sem importar seu valor. É dizer, que não deve levar em conta ao momento de ordenar de maior a menor a freqüência das categorias.

·         Traçar a escala do eixo vertical direito para a porcentagem acumulativa, iniciando pelo zero e até o 100%

·         Traçar o gráfico linear para a porcentagem acumulada, começando na parte superior da barra da primeira categoria (a mais alta)

·         Dar um título ao gráfico, agregar as datas de quando os dados foram reunidos e citar a fonte dos dados.

Analisar o gráfico para determinar os “poucos  vitais”

DICAS

Na realidade a relação 80/20 surge das medições estadísticas, mas não é algo exato, varia segundo os casos.  Porém não importa os números exatos, o que importa é que há certas atividades (e se aplica tanto aos negócios como a aspectos mais pessoais), que poderíamos definir como “nosso 20%”, que é responsável dos 80% de nossos ingressos e de nossos logros e satisfações pessoais.

Quando analisamos nossa tarefa diária encontramos uma pequena quantidade de atividades que são as que produzem os maiores resultados, poderíamos dizer que são a chave de nossa atividade. Se observarmos essas tarefas em seus componentes básicos, vamos encontrar que um pequeno ajuste pode produzir resultados espetaculares. Se respeitarem ou não a proporção 80/20 não é o relevante, o relevante é comprovar que há unas poucas atividades que são as dominantes e que são nas que deveríamos focar nossa energia.

Em qualquer empreendimento é clave encontrar essas atividades, descartar as que só consumem tempo e recursos, porém só aportam em forma marginal, para liberar recursos (tempo, dinheiro, esforço) que nos permitam focar em ajustar as que servem. Trabalhe mais intensamente nas atividades que “trabalham para você”. Aplique suas melhores habilidades a essas tarefas e onde você sinta que não pode resolver satisfatoriamente, procure ajuda delegando a outra pessoa que possua a habilidade para resolver bem.

 

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