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domingo, 25 de março de 2012

SONETO














Si para recobrar lo recobrado
debí perder primero lo perdido,
si para conseguir lo conseguido
tuve que soportar lo soportado,
Si para estar ahora enamorado
fue menester haber estado herido,
tengo por bien sufrido lo sufrido,
tengo por bien llorado lo llorado.
Porque después de todo he comprobado
que no se goza bien de lo gozado
sino después de haberlo padecido.
Porque después de todo he comprendido
por lo que el árbol tiene de florido
vive de lo que tiene sepultado.


Francisco Luis Bernárdez

COMPRAS

PROVOC@CIÓN en compras. Tiempo para el éxito


Stéphane Morel Head of Sourcing
Master in Purchasing - MAI Bordeaux ESC Lille Novartis University


El tiempo es un factor clave en la evolución hacia una función de Compras estratégica. Resulta fundamental liberar a los compradores del famoso día a día para que puedan dedicar más tiempo a las actividades estratégicas, al desarrollo y crecimiento de la función y a reforzar sus capacidades profesionales. Te damos algunas claves para lograrlo.
La tercera sesión de los debates ‘Provoc@ción en Compras’, del foro de LinkedIn ‘Estrategia de Compras España’, se centró en identificar la hoja de ruta más apropiada para ahorrar al comprador el cincuenta por ciento del tiempo que dedica a tareas tácticas y operativas con el fin de que pueda emplearlo en actividades estratégicas.
El primer paso para alcanzar ese objetivo es eliminar los lastres del día a día y la falta de tiempo y de recursos que nos atan a un rol puramente táctico. Sin duda, esto es muy fácil de decir pero muy difícil de ejecutar. Las siguientes acciones te pueden ayudar a conseguirlo.
1.- Cambiar empezando por uno mismo: concienciarse, arriesgarse, organizarse.
Concienciarse. Las actividades tácticas y operativas centran nuestras preocupaciones debido a la presión de Clientes Internos y proveedores. Al disponer de las competencias y controlar los procesos estas actividades están en nuestra zona de confort. Los resultados que se obtienen son a corto plazo y muchos de nuestros objetivos de empresa están ligados a ellos. Por el contrario, las tareas estratégicas pueden generar cierta inseguridad y estrés debido a que es probable que no dispongamos de todas las competencias necesarias para llevarlas a cabo. Además, son trabajos con impacto a medio o largo plazo con lo que no suelen ser prioritarios y en los que el principal reto es la colaboración con las diferentes áreas de la empresa que, al principio, no suelen estar interesadas en consolidar la relación.
Partiendo de este escenario es importante revisar en profundidad nuestra matriz de competencias (puntos fuertes y áreas de mejora en base a nuestra experiencia) para entender los retos que debemos superar y, sin duda, tener muy claros los objetivos personales para decidir si el esfuerzo que vamos a realizar merece la pena.
Arriesgarse. Si llegas a la conclusión de que merece la pena, el siguiente paso es arriesgarse, elegir el desarrollo personal y profesional y apostar por el cambio frente al statu quo.
En el artículo publicado por EMPRESA EXTENDIDA sobre los debates del foro ‘Estrategia de Compras España’ hacemos mención a ‘los 7 hábitos de la Gente Altamente Efectiva’, unas prácticas muy recomendables y cuyas primeras etapas son:
• Proactividad. Actúa como un emprendedor. ¿Estás listo para aprender, actuar, liderar el cambio y dejar de buscar barreras?
• Objetivos. ¿Tienes tu propia visión del recorrido del departamento de Compras o de tu puesto de comprador? ¿Sabes hacia dónde vas?
• Prioridades. ¿Tienes claros los grandes bloques de tu plan de acción? ¿Estás preparado para controlar tu agenda?
"You can't be so busy that you allow yourself to get stupid" Tom Kelly
"Usted no puede estar tan ocupado como para permitirse ser estúpido" Tom Kelly

Organizarse. Empieza bloqueando en tu agenda tres horas a la semana durante tres meses. Si es posible, sal de tu empresa ese tiempo y escoge un lugar agradable y tranquilo para pensar. Tom Kelly, head of training de Cisco Systems, lo explica así: “Learning time is not a respected part of the work environment. But you can't be so busy that you allow yourself to get stupid.” -"El tiempo de aprendizaje no es un miembro respetado del ambiente de trabajo. Pero no se puede estar tan ocupado como para permitirse ser estúpido ".
Hay que mejorar nuestra gestión del tiempo. ¿Cómo hacerlo? Te recomiendo la lectura de un libro escrito por Timothy Ferris y titulado ‘La Semana Laboral de 4 horas’.
Hasta aquí la receta no tiene coste alguno, solo has tenido que poner tu energía como ingrediente.
2.- Objetivo: el 50% de tu tiempo y de tu equipo a actividades estratégicas.
¿Te parece imposible? Mike Horn nos ayuda a comprender que “lo imposible solo existe hasta que encuentras una manera de hacerlo”. Si has dedicado esas 36 horas a pensar habrás definido muchas acciones para conseguir ese objetivo.
Valor añadido. Piensa constantemente si lo que estás haciendo aporta realmente algún valor, si tiene sentido. ¿Cuántos compradores pierden el tiempo en manejar subcategorías que no aportan ningún valor? ¿Cuántas peticiones de oferta generan un impacto final mínimo? ¿Cuántas reuniones se aceptan sin tener agenda y llevan a ninguna parte? ¿Cuántas reuniones con proveedores, por estar poco o mal preparadas, no aportan nada y duran demasiado? ¿Cuántas veces debemos rehacer cosas por falta de organización o planificación? ¿Cuántas normas que cumplimos no tienen sentido y se hacen así porque siempre se hicieron así?
Reflexionar sobre lo que uno hace en términos de valor es otro ingrediente de la receta que tampoco cuesta dinero. Un buen punto de partida es arrancar con la lista NOT TO DO.
Optimizar, automatizar, externalizar, eliminar. En todas las facetas del trabajo (reuniones, tareas diarias, procesos/sistemas/normativa de compras, roles y responsabilidades, etcétera) se trata de preguntarse si se puede:
• Optimizar
• Automatizar (queries, catálogos online o simples excels, conexión con la previsión de ventas o producción).
• Externalizar hacia los propios Clientes Internos (acuerdos marco con gestión diaria delegada), nuestros proveedores (persona de contacto para contestar a los Clientes Internos, reportings de consumo, análisis de la cuenta con propuestas de mejora), a Aprovisionamiento u otros terceros (consultorías de compras o Managed Services, por ejemplo).
• Eliminar
De cara a llevar a cabo este proceso te aconsejo:
1. Listar todas las tareas de una semana típica y las acciones recurrentes a lo largo del año y ordenarlas por el tiempo que requieren.
2. Definir los elementos que se podrían optimizar, automatizar, externalizar o eliminar.
3. Trazar un plan de acción para realizarlo.
Optimizar, eliminar, externalizar a Clientes Internos, compañeros o tus propios proveedores es otro componente que no cuesta dinero.
Externalizar a consultorías o BPO puede implicar un desembolso económico si no se pueden negociar success fees (que suele ser un tema delicado). Automatizar también cuesta dinero y requiere establecer un business case basado en el retorno de la inversión que debe incluir, no solo que los propios consultores se autofinancian sino también un porcentaje de los ahorros adicionales generados mediante las iniciativas de compras o elCategory Management, ahora posibles por este tiempo liberado.
Al ejecutar estos procesos de simplificación y optimización manda un mensaje a la organización y empieza a vender el cambio.
3.- Procesos y Sistemas, ‘Iniciativas de Compras’ y Gestión por categorías.
Ahora que tenemos más tiempo libre en nuestra agenda, podemos empezar a centrarnos en actividades estratégicas:
• Entender el negocio.
• Desarrollar un plan de progresión (roadmap y palancas de compras).
• Implementar el marketing del departamento, el cual debe ser gradual.
La clave del éxito reside en:
• Tener un plan claro en cuanto a Procesos y Sistemas.
• Pilotar ‘Iniciativas de Compras’, también llamadas Strategic Sourcing Process o CatMan Light, mediante una robusta gestión de proyectos y un alto grado de Business Partnering. Dicho de otra manera, mimar las relaciones que nos permitirán aprender y progresar junto con los Clientes Internos.
Las ‘Iniciativas de Compras’ son un excelente punto de partida para crear los primeros famosos casos de éxito que necesitamos vender urgentemente y que nos abrirán la puerta a la Dirección General. Estas iniciativas suelen ocupar entre un quince y un treinta por ciento del tiempo de un comprador durante aproximadamente tres o cuatro meses.
Tras haber manejado varias ‘Iniciativas de Compras’ ya tendrás suficiente conocimiento, seguridad, apoyo interno o potestad para dar el salto y conseguir implementar la metodología de Gestión por Categorías que suele requerir, al menos, un treinta por ciento del tiempo durante un mínimo de seis meses.
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