El dardo en el correo electrónico
La comunicación interna es la
última pulga del último perro del último… Bueno, os hacéis una idea. Total,
¿qué más da? Un correo interno no tiene que cuidarse. Y para los correos
dirigidos a otras empresas, más de lo mismo: basta con que “se entienda”. O ese
es el sentir más generalizado. El problema radica en que, a veces, ni eso. Y
otras veces se entiende, pero se entiende mal.
A pesar del guiño a Lázaro Carreter en el título de mi artículo,
no voy a hablar aquí de las incorrecciones de ortografía y puntuación en los
correos, porque son las mismas que encontramos en la prensa o en otros
documentos. Más bien expondré algunas reflexiones sobre “malas costumbres en
las formas” que me he ido encontrando en miles de correos electrónicos de
varias empresas.
1. ABUSO DE LA PALABRA “GRACIAS”
Ser agradecido está muy bien, pero hay
casos en los que escribir “gracias” puede tener un efecto negativo.
Sí, como lo lees. Debemos reservar esa palabra para dos casos:
1. Alguien ha hecho algo por ti y se lo agradeces. Ejemplos: “Gracias
por dejar las revistas encima de mi mesa” o “está muy bien el informe, gracias por
enviármelo”. Sencillo, ¿no?
2. Por tu puesto, te corresponde pedir a determinada persona que haga algo.
Sabes con certeza que lo hará porque es su cometido, así que se lo pides y se
lo agradeces de antemano. Por ejemplo: “Necesito las cuentas de los últimos dos
trimestres. Gracias”.Hablamos solo de superiores que se dirigen a
un subordinado.
Pero hay otros casos en los que escribir “gracias” puede volverse en tu contra:
1. Cuando la otra persona no ha hecho nada por ti. Por ejemplo: te
han pedido algo, lo has realizado y al final del correo informativo pones
“Gracias”: “Te envío los informes que me pediste.
Gracias” o “Ya
he terminado la presentación. Gracias”. Es una coletilla que ahí no
aporta nada y, además, resta sentido a las veces en las que pongas “gracias” de
verdad. Pero es cada vez más frecuente. Tanto, que no sorprende. Que hay que
leer este párrafo despacio para darse cuenta de que, en efecto, no tiene ningún
sentido poner “gracias” en esos casos.
2. Cuando pides un favor a un compañero que no está bajo tu mando
y lo que le solicitas no está estrictamente dentro de sus funciones. En ese
caso, tu “gracias” puede interpretarse como una orden, como una muestra de que
das por hecho que lo va a hacer y no esperas ni siquiera su respuesta. Por
ejemplo: “Estoy muy ocupado, ¿podrías hacer tú este mes
el resumen de la campaña? Gracias”. La solución es tan sencilla como
sustituirlo por un “por favor”. Un “por favor” es humilde. Un “gracias”, cuando
no hay nada que agradecer, parece una orden.
2. TONO IMPERSONAL AL DAR UNA ORDEN
Una costumbre extendida es la de utilizar el tono impersonal en
una orden con el propósito de suavizarla, que sin embargo deriva
en una ironía poco honrada:
“Habría que repasar los encabezados de todas las páginas.
Gracias”.
Otra forma es utilizar el plural para dar una orden a una persona
concreta. Quizá se haga, de nuevo, para suavizar el mandato; pero el efecto es
que esa persona tiene la duda de si en realidad su superior sabe que esa tarea
la realiza ella y nadie más, y puede
sentirse confusa y poco valorada.
“Repasad los encabezados de todas las páginas y luego me lo
enviáis de nuevo”.
3. CORREOS DEMASIADO EXTENSOS
Enviar un correo electrónico es gratis. Ese es el motivo de que
algunas personas se enrollen como las persianas. Una regla no escrita dice que
los correos electrónicos deberían tener un máximo de quince líneas. Si la información que quieres
transmitir es más extensa, deberías enviar un archivo adjunto. Sobre todo si es
algo (instrucciones, pasos, tareas…) que el destinatario puede querer consultar
en otro momento.
4. AVISAR DE LOS ADJUNTOS
Algunos servidores de correo electrónico muestran los archivos
adjuntos de forma más visible que otros. Por eso es imprescindible que avises
siempre que adjuntes algo,que digas cuántos archivos adjuntas y
que dejes claro qué contiene exactamente cada uno de ellos. ¿Cuántas veces te
ha ocurrido que esperas un documento de alguien y te dice que te lo envió
adjunto hace tiempo, pero tú no te habías fijado en el adjunto porque el correo
trataba de otra cosa? Esto enlaza con los dos puntos siguientes.
5. UN SOLO TEMA EN CADA CORREO
Trata solo un tema en cada
correo electrónico, sobre todo si diriges el correo a una persona despistada o
de las que leen “en diagonal”. Además, como ya hemos dicho, son gratuitos. Si
tratas varios temas, corres el riesgo de que solo conteste a uno de ellos.
Si quieres que te contesten a
varios puntos sobre el mismo tema, numéralos o pon guiones, de manera que sea
más difícil para el receptor saltarse uno en su respuesta “sin querer”.
6. TÍTULOS AMBIGUOS
El título del mail debe ser representativo e ir acorde con su
contenido. Nada de “hola” o “duda”. Y, por supuesto, nunca
envíes un mail sin título. Titular
bien facilita que el destinatario se ponga en situación sobre el tema tratado,
lo localice fácilmente en una búsqueda futura, etc.
7. ABUSO DEL CAMPO “PERSONAS EN COPIA”
Copiar a demasiadas personas
en un correo electrónico tiene muchas consecuencias negativas. Algunas de ellas
son las siguientes:
-Dice muy poco del remitente:
inseguridad, necesidad de aprobación, poca iniciativa, necesidad de justificar
sus decisiones…
-Hace que los superiores, copiados en demasiados correos electrónicos “del día
a día”, presten menos atención a los correos importantes que sí es
imprescindible que vean.
-Promueve las conocidas meteduras de pata que ocurren en cualquier empresa:
alguien responde a todos sin querer, alguien no se da cuenta de que cierta
persona estaba en copia, etc.
-Es muy poco efectivo: al haber muchas personas en copia, a menudo ocurre que
todas ellas piensan que será otra la que conteste y el asunto se queda sin
resolver.
-Las personas se sienten vigiladas y observadas. Este modo de trabajar es
enemigo de la creatividad y la espontaneidad.
-Ralentiza los procesos de una empresa al completo: es contagioso, se extiende
entre todos los empleados, llena sus bandejas de entrada de “paja”, les desvía
de los asuntos importantes, interrumpe su trabajo… un efecto “bola de nieve” de
manual.
La solución está en intentar
que todos tus correos estén dirigidos a un solo destinatario. Cuando es
imprescindible poner a más personas en copia, elige solo aquellas que realmente
estén interesadas en el asunto tratado y avisa a todos los destinatarios de las
personas que están copiadas.
8. COMA EN LOS VOCATIVOS
Bueno, casi consigo llegar al
final del artículo sin comentar nada relacionado con ortografía y puntuación.
Pero no puedo dejar de mencionar este tema, por ser un fallo muy frecuente en
los saludos de los correos electrónicos.
La RAE establece que siempre se utilice coma en los vocativos. No deja lugar a dudas. Copio el
artículo completo:
1.2.3. Se aíslan entre comas
los sustantivos que funcionan como vocativos, esto es, que sirven para llamar o
nombrar al interlocutor: Javier, no quiero que salgas tan tarde; Has de saber,
muchacho, que tu padre era un gran amigo mío; Venid aquí inmediatamente, niños.
Cuando los enunciados son muy breves, se escribe igualmente coma, aunque esta
no refleje pausa alguna en la lectura: No, señor; Sí, mujer.
A pesar de esto, muchas personas insisten en escribir en sus
correos cosas como: “Hola Elena”*, “Buenos
días Germán”* o “Gracias Roberto”*. Hay comas que
son optativas, pero este no es el caso: esta coma es obligatoria.
9. SIGNO DE APERTURA
Existen. No son un mito ni una pedantería ni algo en desuso. Cada
pregunta y exclamación debe ir enmarcada por su signo de apertura y su signo de
cierre. No tengo mucho más que decir al respecto. O mejor aún: ¡no tengo mucho más que decir al respecto!
10. RELEER EL CORREO ELECTRÓNICO ANTES DE ENVIARLO
Me siento como una profesora
de la ESO. al escribir algo tan obvio. Pero es que, de verdad, esto soluciona
gran parte de los problemas comentados anteriormente. Repasa tu texto antes de
darle al botoncito, que la gran mayoría de las veces modificarás algo. Y, por
supuesto, a mejor.
En los correos electrónicos
hay muchos otros fallos: tildes que deberían estar y no
están, tildes que están y no deberían estar, mayúsculas incorrectas en los
nombres
de los meses, dequeísmo, dequeísmo, laísmo, leísmo… Pero esos son fallos que
nos encontramos también en otros escritos, y quería limitarme a comentar
algunos
especialmente típicos en los correos electrónicos.
Saludos ¡y que ustedes lo
comuniquen bien!
Isabel Garzo es periodista, correctora de
estilo y DirCom. También impartió clases de redacción en la UCM