KNOWLEDGE MANAGEMENT

¿Qué es la Administración del Conocimiento y qué puede hacer por su empresa?
Cada vez se habla más sobre la Administración del Conocimiento o Knowledge Management, pero muchos aún no saben en qué consiste y para qué sirve. Esta nota puede servir como introducción al tema.





Saber para hacer

El valor intelectual consiste en el conocimiento que han acumulado los miembros de una organización dentro y fuera del ambiente laboral, en la capacidad de procesar este conocimiento con tecnologías de la información, así como la habilidad innovadora y creativa de la gente. Es importante diferenciar al conocimiento de la información.

La información es un cúmulo de datos que por sí mismos no son necesariamente útiles. A través de Internet, por ejemplo, se tiene acceso a un cúmulo de información donde la cantidad rebasa a la calidad. La información es la interrelación y disposición de varios datos, bajo un patrón funcional. El conocimiento es todo aquello que tiene significado para la acción y que implica un proceso de aprendizaje. La información es tan sólo la materia prima del conocimiento, que actúa como filtro de lo que puede ayudar a hacer algo, lo conjuga y desecha datos que no vienen al caso.

La explosión de la Tecnología de Información (TI) ha llevado a muchos a pensar que se requiere de inversión sustancial para poder alentar una iniciativa de KM. Esta noción es falsa. La TI es tan sólo una herramienta para administrar el capital intelectual de cada empresa. El conocimiento es el recurso que convierte la información en decisiones y acciones. Éste se compone de experiencias, ideas, observaciones, valores y juicios de los individuos, con esta premisa se pueden desarrollar estrategias, agregó.

Por esta razón, el KM no es exclusivo de las grandes empresas; su ingrediente primordial es la materia gris... que es gratis. Los pequeños y micro negocios pueden ejercer el KM siempre y cuando determinen la función que desempeñará tal administración. Dos usos generalizados del conocimiento es el poder innovar y resolver problemas, según Ledesma. El primer paso para instrumentar la Administración del Conocimiento es entender en qué consiste, cuáles son sus implicaciones y definir los resultados que se esperan. Como cualquier otra estrategia de Management es importante comunicar claramente el objetivo entre los empleados.

Conocimiento rentable
Lo más importante es comenzar con la sensibilización de la alta dirección en cuanto a la importancia del KM dentro de la estrategia de cada negocio. De ahí hay que considerar que los nuevos roles de la dirección de recursos humanos la convierten en socio estratégico del negocio, experto administrativo, defensor de los empleados y agente de cambio. La gente que participe en la instrumentación de KM debe desarrollar ciertas habilidades, pero principalmente creencias, valores y conductas. Una creencia indispensable debe ser la noción de ganar-ganar, una habilidad: la comunicación eficaz, un valor: la innovación

Como cualquier estrategia que tiene un impacto en el ser humano, el KM puede ser sujeto de resistencia por parte de los miembros de la organización. El ramo del conocimiento en particular es muy delicado ya que por muchos años se ha usado, en el peor de los casos, como herramienta de poder. Indiscutiblemente, el que sabe más es el que tiene más recursos para solucionar problemas, dar nuevas ideas y proponer estrategias. ¿Hasta qué punto una persona está dispuesta a compartir esta ventaja competitiva y brindar un activo que le ha llevado tiempo y esfuerzo en desarrollar? ¿De qué manera le va a beneficiar al individuo?

La naturaleza económica de un bien material y la de una pieza de información son fundamentalmente distintas. Al vender una cosa, se deja de poseerla; simplemente cambia de dueño. Al vender una idea, el vendedor sigue siendo propietario y podría volver a vender la misma idea. La información puede reproducirse ilimitadamente con un coste de casi cero, las cosas sólo pueden reproducirse incurriendo en los costes de su manufactura. La información nunca se desgasta aunque puede pasar de moda, volverse obsoleta o falsa. Si el conocimiento aporta un beneficio, agrega valor a la organización y es parte de la tarea de los empleados.

Como cualquier otra estrategia administrativa, el KM debe aportar un beneficio a la organización y a los individuos que la conforman. El intercambio y uso efectivo del conocimiento no tiende a asociarse con la generación de ingresos aún en la denominada era de la información. Se antoja difícil determinar el impacto del KM dentro y fuera de la organización, pero no imposible.

La manera de medir los beneficios parte de la definición de los indicadores de gestión que permiten el cumplimiento de objetivos. Cabe mencionar que hay conocimiento que realmente no sirve para determinadas actividades y hay que contar con filtros que detecten el conocimiento que se puede utilizar dentro de una organización y el que no. La gente que tiene conocimiento profundo sobre un proceso, actividad o tarea, es la que debe determinar lo que es útil. Los demás empleados pueden evaluar qué información es útil, indicando a través de un sencillo sistema si la información le sirvió, en qué contexto, si la recomendaría, que le agregaría, cuánto mejoró su desarrollo.

El valor del conocimiento se refleja en resultados palpables. Un caso clásico en cómo convertir valores intangibles en valores mesurables en términos financieros es Skandia. Esta organización usa un sistema de indicadores llamado Navigator. Este sistema permite valorar la aportación de personas, equipos de trabajo, organización, valor de mercado, clientes, innovaciones desarrolladas, y seguimiento de la competencia. Indicó que Bimbo, Cemex, GNP y Microsoft, se encuentran entre las empresas con operaciones en México que ya instrumentaron la Administración del Conocimiento dentro de sus operaciones cotidianas.

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